TEKNIK DAN TIPS SUKSES MELAMAR KERJA SEBAGAI PURCHASING ATAU PEMBELIAN
Ini tidak akan menjadi masalah besar bagi anda, yang ingin melamar kerja untuk bagian Purchasing ( Pembelian ) baik itu untuk PERUSAHAAN LOKAL atau BAHKAN PERUSAHAAN ASING. Anda hanya perlu menerangkan garis besar untuk kerja purchasing.Pada Artikel ini saya akan sampaikan kerja PURCHASING untuk PERUSAHAAN ASING karena apabila Anda bisa menguasai system kerja PERUSAHAAN ASING maka untuk perusahaan lokal tidaklah menjadi masalah yang berarti.Penulis berharap ini akan membantu ANDA mengambarkan system kerja untuk BAGIAN PURCHASING dengan jelas dan membantu Anda untuk bisa diterima kerja untuk bagian PURCHASING.
DEFINISI PURCHASING
PURCHASING / PEMBELIAN adalah bagian yang mempunyai tugas dan wewenang untuk menyediakan material untuk keperluan produksi .
Masing-masing perusahaan menerapkan system kerja purchasing berdasarkan barang apa yang dihasilkan .misalanya : Bagian Purchasing untuk PERUSAHAAN GARMENT akan BERBEDA kerjanya dengan PERUSAHAAN ELECTRONIC ATAU FURNITURE.
Biar Lebih jelas akan saya sampaikan Tehnik dan tips untuk masing-masing perusahaan sebagai contoh.
- PERUSAHAAN GARMENT , FURNITURE ATAU SEJENISNYA.
Kerja bagian purchasing untuk perusahaan Garmen boleh dibilang lebih sederhana karena part yang dibeli variasinya tidak begitu banyak .Mis : Benang atau keperluan pendukung lain yang jumlahnya hanya sekitar ratusan jenis atau Item,
Disisi hanya memerlukan 1 orang sebagai penanggung jawab ( Kepala Bagian / Manager ) dan dibantu beberapa orang yang mengerjakan pekerjaan Administratif.
Tugas Manager : Sebagai kontrol dan bertanggung jawab untuk proses pembelian dan melakukan check kapan part tersebut harus didatangkan.Seorang Manager memerlukan beberapa orang untuk membantu tugas Administratif .
misalnya : Membuat p/o ( Purchase order ) atau pencatatan barang masuk serta kontrol stock digudang .Yang perlu menjadi Catatan : Bukti pembelian berupa nota ataupun lainnya harus ada dan dibukukan dengan jelas sebagai bukti pengecekan dan pembayaran.
2. PERUSAHAAN ELECTRONIC MAUPUN PERUSAHAAN BESAR LAIN ( MOBIL , MOTOR ) Untuk kedua jenis perusahaan ini, lebih komplex dan membutuhkan system yang sangat rapi karena banyaknya peraturan export barang jadi terutama untuk barang jadi electronik.
Untuk Jenis perusahaan ini bagian PURCHASING bisa dibagi menjadi.
- 1. Purchasing untuk transaksi pembelian material LOKAL
- 2. Purchasing untuk transaksi pembelian barang material IMPORT.
TIPS PENTING YANG PERLU DIPERHATIKAN :
1. Semua jenis material yang digunakan untuk menyusun barang jadi ELECTRONIK , harus mengikuti peraturan International . misalnya :
- 1a. Untuk part dari kayu harus mengikuti spec atau standart international dimana kayu tersebut harus Lulus uji test JIS, JAS , atau CARB yang membedakan test ini hanya hasil akhir satuan berupa ppm atau mm.
- 1b. Untuk pembelian material selain Kayu seperti compenent part maupun cat harus mengikuti standart Rohs ( yaitu part tidak boleh mengandung 7 (tujuh) unsur kimia yang berbahaya seperti Cadmium (Cd), Lead (Pb), Chromium (Cr), Mercury (Hg) ,maupun Bromium (Pbb dan Pbbs).
2. Syarat pembelian yang sudah disetujui meliputi :
- 2a. Lead time ( jangka waktu ) perngiriman material setelah order diturunkan
- 2b. Harga , untuk Import Harga apakah CIF ( Sudah sampai tempat tujuan ) atau FOB ( hanya sampai diatas kapal ).
- 2c. Tempo pembayaran.
3. Simpan semua bukti order, bukti penerimaan barang, surat jalan , nota , dan bukti lain sejenisnya, ini sangat penting untuk pengecekan barang, atau pembayaran dan juga untuk penelusuran apabila muncul masalah yang timbul di kemudian hari.
4. Carilah Suplyer ( penyedia barang ) yang benar-benar paham dengan persyaratan untuk perusahaan electronik , sehingga mereka bisa memahami dan memberikan data pendukung yang diminta termasuk menyediakan Rohs data .
ALUR PROSES PEMBELIAN BARU
PENDIDIKAN YANG PERLU DIMILIKI :
1. Bahasa Inggris Aktif untuk pembelian Import dan pasive untuk pembelian Lokal
2. Menguasai Komputer Excel ataupun Word
3. Terbiasa dengan Email
Istilah Penting Bahasa Asing yang sering dipakai :
1. Buyer : Orang yang melakukan pembelian
2. Vendor / Suplyer : Penyedia Barang.
3. Delivery : Pengiriman
4. P/O Order Sheet ( Purchase Order Sheet ) : Kertas form untuk membuat order.
5. FOB : Free on Board ( Ongkos pengiriman sampai di atas kapal ditanggung penjual )
6. CIF : Cost, Insurance, and Freight : Ongkos kirim dan Asuransi sampai pelabuhan tujuan ditanggung
penjual.
7. Cancel : Pembatalan
8. Delay : Penundaan.
9. Approval : Bukti yang disetujui.
10. Cost : Ongkos.
11. Shipment : Pengiriman dengan Kapal .
12. Air Freight : Pengiriman dengan Udara.
13. Invoice dan Packing List : Surat Bukti pengiriman barang.
14. Quotation : Surat Penawaran.
15. File kerja : Surat Penting untuk Kerja.
Walaupun sebenarnya masih banyak yang bisa digambarkan , tetapi hal diatas cukup bisa memberikan gambaran untuk kerja purchasing saat wawancara , jangan takut saat anda berbicara atau saat menerangkan.
Yang paling penting tanamkan dalam diri anda sebagaimana orang japan bekerja.
" SELALU BERUSAHA MENYELESAIKAN TUGASNYA SEBAIK-BAIKNYA DAN CEPAT , TANPA MENUNDA KERJA "
" BISA MENYELESAIKAN PEKERJAAN DAN TANGGUNG JAWABNYA MERUPAKAN KEBANGGAAN "
" SELALU MENCARI CARA YANG LEBIH BAIK UNTUK MENYELESAIKAN MASALAH "
Sebagai penutup yakinlah " BAHWA ANDA PASTI BISA DAN MAMPU "
SEMOGA SUKSES
